Het verlaten van een gedeelde woning kan een hele klus lijken, maar het verloopt veel soepeler als je precies weet wat je te wachten staat. Hieronder vind je een duidelijk, stapsgewijs overzicht om een naadloze overgang voor zowel jou als de gemeenschap te garanderen.
Stap 1: Dien uw officiële kennisgeving in 📋
Stap 1: Dien uw officiële kennisgeving in 📋
Je moet je officiële kennisgeving indienen via de Coloc Housing-app:
Contracten → Kennisgeving indienen → Nu ondertekenen
Belangrijk: Totdat deze stap is voltooid en ondertekend, wordt uw verhuisverzoek niet in behandeling genomen.
📅 Kies uw officiële verhuisdatum.
Vergeet niet om deze te berekenen op basis van de opzegtermijn van 2 maanden, te beginnen vanaf de eerste dag van de volgende maand.
Voorbeeld: Als u uw opzegging op 25 oktober indient, gaat uw opzegtermijn in op 1 november en is uw officiële verhuisdatum 1 januari.
⚠️ Tip: augustus, september en januari zijn moeilijkere maanden om vervangers te vinden. Houd hier rekening mee bij het kiezen van uw verhuisdatum.
🚚 Kies uw gewenste verhuisdatum.
Als u eerder dan de officiële datum wilt vertrekken, is dat mogelijk, mits u een vervanger vindt en deze op die datum de intrekprocedure heeft voltooid. U kunt uw gewenste verhuisdatum op elk moment wijzigen in de app door naar contracten -> contracttijdlijn -> beschikbaarheiddatum: bewerken te gaan.
⚠️ Als er niet op tijd een vervanger wordt gevonden, blijft uw officiële opzegdatum van kracht en blijft u tot 6 maanden na die datum verantwoordelijk voor de huur en de nutsvoorzieningen (meestal vragen we slechts 1 maand extra huur).
💳 Vul uw bankgegevens in.
Zo kunnen we uw borgsom aan het einde van het verhuisproces terugbetalen.
🖋️ Lees en onderteken het opzeggingsdocument.
Als alles correct lijkt, onderteken het dan om uw opzegging officieel te maken. Zodra u uw officiële opzegging van twee maanden heeft ingediend, gaat de opzegtermijn in.
Ik wil mijn opzegging verlengen.
Als u uw verblijf langer dan twee maanden wilt verlengen, is de enige optie om uw opzegging te annuleren en deze opnieuw in te dienen met een nieuwe verhuisdatum (houd rekening met de opzegtermijn van twee maanden).
Menu -> Contract->(klein venster boven de contractperiode) -> Opzegging annuleren
Once cancelled, you will receive an automatic email confirming your notice is cancelled. You can at anytime submit it again, while respecting the 2months notice delay. The default rental contract is for 3 or 9 years, and unless you’ve given notice, you can continue staying for as long as your contract allows.
⚠️ However, if a new tenant has already onboarded for your bedroom, you won’t be able to cancel your notice. In that case, reach out to Coloc Housing directly to discuss other possible options.
Stap 2: Zoek een vervanger 👩🦰
Stap 2: Zoek een vervanger 👩🦰
Je bent zelf verantwoordelijk voor het actief zoeken naar een vervanger. We noemen dit ‘voldoende inspanning’. Dat betekent:
Je slaapkamer online plaatsen (zie onze online plaatsingsgids)
Reageren op sollicitanten
Een (e-)afspraak maken met potentiële sollicitanten vóór de stemming.
👉 Een korte herinnering:
Coloc Housing is geen studentenhuisvestingsbedrijf. Hoewel studenten niet strikt worden uitgesloten, zijn ze vaak niet de beste keuze omdat:
Registratie op het adres verplicht is en veel studenten liever elders geregistreerd blijven.
Korte verblijven (bijv. Erasmus) de stabiliteit van het huis en het gemeenschapsleven verstoren.
Wat als ik geen vervanging vind 🤔?
In België eist de overheid dat contracten voor gedeelde woningen een clausule bevatten over de verantwoordelijkheid van de huurder bij het verlaten van de woning. Daarom vindt u deze clausule (clausule 4.2) in uw overeenkomst. Deze clausule is bedoeld om ervoor te zorgen dat de overgang voor alle betrokkenen eerlijk verloopt.
📜 Wat staat er in het contract (clausule 4.2)?
“Als er geen nieuwe huurder wordt voorgesteld of als er geen nieuwe huurder wordt aanvaard door de verhuurder en de overige huurders om legitieme en redelijke redenen, of als het verzoek om een nieuwe huurder aan te wijzen door de rechtbank wordt afgewezen, kan de verhuurder gedurende zes maanden na het verlies van de status van huurder door de vertrekkende huurder betaling van de huur eisen.”
Interpretatie:
U bent vrijgesteld van huurverplichtingen zodra een nieuwe huurder de overdrachtsovereenkomst ondertekent.
Als u geen vervanger vindt, moet u aan het einde van uw opzegtermijn aantonen dat u voldoende inspanningen hebt geleverd. Coloc Housing bepaalt of dit voldoende is. Hoewel we in de afgelopen zes jaar nog nooit een vertrekkende huurder hebben moeten aanrekenen, blijft het uw verantwoordelijkheid om uw best te doen.
Alleen in zeldzame gevallen waarin geen vervanger wordt gevonden, passen we onze veiligheidsmaatregel toe: maximaal één maand huur, op voorwaarde dat u zich actief heeft ingespannen om te helpen.
Stap 3: Goedkeuring en onboarding 👌
Stap 3: Goedkeuring en onboarding 👌
Voordat uw vervanging officieel wordt, zijn twee stappen vereist:
Stemmen: uw huisgenoten moeten stemmen om de nieuwe persoon goed te keuren. (Alleen actieve huurders kunnen stemmen - degenen die al opzegging hebben gegeven, kunnen dat niet.)
Onboarding: Zodra de nieuwe huurder is goedgekeurd, ondertekent hij/zij het contract, betaalt hij/zij en voltooit hij/zij de onboarding.
🕒 Dicht bij de deadline: hoe Coloc Housing ondersteunt
De huisgenoten blijven verantwoordelijk voor het vinden en interviewen van potentiële vervangers. Alles blijft hetzelfde, behalve dat Coloc een kandidaat direct kan accepteren zodra we binnen twee weken van de opzegdatum zijn.
Het stemproces begrijpen 📋
Het stemproces begrijpen 📋
Bij Coloc Housing vinden we het belangrijk dat huisgenoten mee kunnen beslissen met wie ze gaan samenwonen en hun ervaringen delen.
Hoe verloopt het selectieproces?
Een kandidaat solliciteert naar een slaapkamer
Als de huisgenoten de kandidaat(en) geschikt vinden, nodigen ze hem/haar uit voor een virtueel of persoonlijk bezoek. De huisgenoten moeten zorgen voor een niet-discriminerend selectieproces.
De huidige huisgenoten (behalve degenen die verhuizen) worden via e-mail en een dashboardmelding uitgenodigd om ja of nee te stemmen. ⚠️ Vergeet niet te stemmen, dit is belangrijk om je huisgenoot te helpen verhuizen.
Tussen de kennisgeving en de laatste 2 weken: er is een absolute meerderheid vereist (meer dan de helft moet ja stemmen voor goedkeuring).
In de laatste 2 weken: Een gewone meerderheid is voldoende. Elke 7 dagen worden de stemmen geteld op basis van de meerderheid op dat moment.
Als de kandidaat wordt geaccepteerd, ontvangt hij/zij het contract en moet hij/zij binnen 24 uur tekenen en de borg betalen. De kandidaat wordt alleen geaccepteerd als hij/zij een bewijs van solvabiliteit aan Coloc kan overleggen. Zodra we het bewijs van betaling van de borg hebben ontvangen, activeren we het contract.
Stemrecht voor Coloc Buddy 👩🦰
Stemrecht voor Coloc Buddy 👩🦰
De Coloc Buddy heeft een paar extra opties:
Een kandidaat direct goedkeuren (contract wordt onmiddellijk verzonden of indien nodig in de wachtrij geplaatst).
Een eerder afgewezen kandidaat opnieuw activeren (stemmen worden gereset en de kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld).
Nieuwe sollicitaties maximaal 5 dagen pauzeren als een kandidaat al onder contract staat.
Stap 4: Plan een inspectie 🔎
Stap 4: Plan een inspectie 🔎
Twee tot drie weken voor je verhuisdatum stuurt het inspectiebedrijf je een e-mail om een afspraak te maken voor de inspectie. Zorg ervoor dat je woning schoon en schadevrij is voor het bezoek. Hieronder vind je meer informatie.
Je slaapkamer voorbereiden op de inspectie 🧹
Je slaapkamer voorbereiden op de inspectie 🧹
Om ervoor te zorgen dat je eindinspectie soepel verloopt, is het belangrijk om je slaapkamer goed voor te bereiden voordat de inspecteur arriveert. Dit is wat je moet doen:
✔️ 1. Maak je slaapkamer grondig schoon
Zorg ervoor dat de ruimte schoon en opgeruimd is. Dit houdt in:
Alle oppervlakken afstoffen
De vloer stofzuigen en/of dweilen
Meubels, vensterbanken en planken afnemen
Vlekken verwijderen indien mogelijk, inclusief beddengoed
✔️ 2. Verwijder alle persoonlijke bezittingen
Je slaapkamer moet (zoveel mogelijk) volledig leeg zijn voor de inspectie.
Haal kleding, decoraties, opbergdozen en al het andere dat van jou is weg.
✔️ 3. Controleer op schade
Kijk in je slaapkamer of er iets is dat gerepareerd moet worden:
Vlekken op de muur
Kapotte meubels
Brand- of watervlekken
Loszittende armaturen
Als je kleine problemen voor de inspectie kunt verhelpen, kan dat helpen om de inhouding op je borgsom te verminderen.
Het inspectierapport bekijken 🧐
Het inspectierapport bekijken 🧐
Na de inspectie ontvang je een inspectierapport. In dit document wordt de staat van je woning bij je intrek vergeleken met de huidige staat bij je vertrek. Als de inspecteur schade constateert die het normale gebruik te boven gaat, worden de reparatie- of vervangingskosten in mindering gebracht op je borgsom.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
Gaten in de muur
Kapotte of ontbrekende meubels
Bevlekte of beschadigde lakens
Ontbrekende sleutels of items die oorspronkelijk waren verstrekt
Als uw slaapkamer niet schoon genoeg is, kan de inspecteur u 100 € aan “schoonmaakkosten” in rekening brengen, die aan u worden terugbetaald zodra u de door hem genoemde problemen heeft verholpen.
Stap 5: Schrap uw woonplaats 🏠
Stap 5: Schrap uw woonplaats 🏠
Zorg ervoor dat u na uw vertrek uw inschrijving bij uw gemeente bijwerkt of annuleert.
✔️ Waarom dit belangrijk is
Uw adresregistratie is gekoppeld aan lokale gemeentelijke diensten (gemeentebelasting, nutsvoorzieningen, lokale verkiezingen, enz.).
Door u correct uit te schrijven, zorgt u ervoor dat u niet langer op uw oude adres geregistreerd staat, waardoor u mogelijke juridische of fiscale complicaties voorkomt.
De bevestigingsmail/brief zorgt ervoor dat u een bewijs van de wijziging hebt - bewaar deze zorgvuldig.
Verhuizen binnen België 🚗
Verhuizen binnen België 🚗
Als u van adres verandert maar in België blijft wonen, moet u uw nieuwe adres bij uw gemeente registreren. Dit doet u als volgt:
Geef uw nieuwe adres door aan uw gemeentehuis (gemeentehuis / maison communale). Dit kan meestal op twee manieren:
Optie 1 – Online (aanbevolen)
Vlaanderen: via www.burgerprofiel.be → “Wonen en omgeving” → “Adreswijziging doorgeven”.
Brussel: via het Burgerportaal / eGuichet van uw gemeente (elke gemeente heeft zijn eigen portaal).
Wallonië: via www.myebox.be of het e-guichet van uw gemeente.
Optie 2 – Persoonlijk
Ga naar de dienst bevolking van uw gemeente.
Neem uw identiteitskaart en uw huurovereenkomst (of toewijzingsovereenkomst, indien van toepassing) mee.
Daarna ontvangt u een bevestiging per e-mail of per brief (soms vragen gemeenten ook om een politiecontrole). Uw eID-kaart wordt dan online of persoonlijk bijgewerkt.
België verlaten 🛫
België verlaten 🛫
Als u naar het buitenland verhuist en u zich uit België moet uitschrijven, volg dan deze stappen:
Online
Dien uw aanvraag in via de website van uw gemeente
Antwerpen Vertrek uit België aangeven
Brugge Niet-Belgen | Stad Brugge
Luik Radiation pour l'étranger — Luik
Persoonlijk
Maak een afspraak bij het bevolkingsregister van uw gemeente en vraag naar “afschrijving naar het buitenland / radiation du registre de la population”.
Neem uw identiteitsbewijs en de nodige documenten mee.
Na verwerking ontvangt u een e-mail of brief ter bevestiging van uw uitschrijving in het buitenland.
Stap 6: Terugbetaling van de borg 💰
De terugbetaling van je borg wordt binnen drie weken na je verhuisdatum verwerkt.
Als er vertraging is, neem dan contact op met Finance via de knop Support → “Huur en borg”.
🔄 Hoe werkt het terugbetalingsproces?
Je vertrekinspectie wordt ondertekend.
Na je inspectie wordt het rapport ingevuld en ondertekend. Dit document bevestigt de staat van je slaapkamer op het moment dat je vertrekt.
Aftrekposten worden berekend (indien van toepassing).
Als in het inspectierapport reparaties, schoonmaakkosten of onbetaalde huur worden vermeld, worden deze bedragen van je borgsom afgetrokken.
Als alles in goede staat is en volledig is betaald, worden er geen aftrekposten in rekening gebracht.
⚠️ Waarom dit proces enige tijd kan duren:
De nieuwe huisgenoot heeft tot 2 weken na zijn intrek de tijd om opmerkingen over de slaapkamer te maken. Als er problemen worden gemeld, zoals reparaties of schoonmaakwerkzaamheden, moeten we deze eerst aanpakken, de facturen verkrijgen en betalen, en pas daarna kunnen de bijbehorende kosten aan de vertrekkende huurder in rekening worden gebracht. Bovendien wordt de terugbetaling pas verwerkt als zowel de vertrekkende als de nieuwe huisgenoten hun huur hebben betaald.
Je borg wordt verwerkt en overgemaakt
Zodra alles is gecontroleerd en goedgekeurd, wordt je borg – het volledige bedrag of het resterende saldo na aftrek – door Coloc Housing verwerkt en overgemaakt naar de bankrekening die je bij het indienen van je opzegging hebt opgegeven.
Stap 6: Terugbetaling van de borg 💰
Stap 6: Terugbetaling van de borg 💰
De terugbetaling van je borg wordt binnen drie weken na je verhuisdatum verwerkt. Als er vertraging is, neem dan contact op met Finance via de knop Support → “Huur en borg”.
🔄 Hoe werkt het terugbetalingsproces?
🔄 Hoe werkt het terugbetalingsproces?
Je vertrekinspectie wordt ondertekend.
Na je inspectie wordt het rapport ingevuld en ondertekend. Dit document bevestigt de staat van je slaapkamer op het moment dat je vertrekt.
Aftrekposten worden berekend (indien van toepassing).
Als in het inspectierapport reparaties, schoonmaakkosten of onbetaalde huur worden vermeld, worden deze bedragen van je borgsom afgetrokken.Als alles in goede staat is en volledig is betaald, worden er geen aftrekposten in rekening gebracht.
⚠️ Waarom dit proces enige tijd kan duren:
De nieuwe huisgenoot heeft tot 2 weken na zijn intrek de tijd om opmerkingen over de slaapkamer te maken. Als er problemen worden gemeld, zoals reparaties of schoonmaakwerkzaamheden, moeten we deze eerst aanpakken, de facturen verkrijgen en betalen, en pas daarna kunnen de bijbehorende kosten aan de vertrekkende huurder in rekening worden gebracht. Bovendien wordt de terugbetaling pas verwerkt als zowel de vertrekkende als de nieuwe huisgenoten hun huur hebben betaald.
Je borg wordt verwerkt en overgemaakt
Zodra alles is gecontroleerd en goedgekeurd, wordt je borg – het volledige bedrag of het resterende saldo na aftrek – door Coloc Housing verwerkt en overgemaakt naar de bankrekening die je bij het indienen van je opzegging hebt opgegeven.
Door deze stappen te volgen, maak je je vertrek zo eenvoudig en transparant mogelijk voor alle betrokkenen. Door georganiseerd te blijven en duidelijk te communiceren, zorg je voor een positieve overdracht en help je de volgende persoon om net zo soepel in te werken als jij. Als je onderweg vragen hebt, staan we altijd klaar om je te helpen!