Quitter un logement partagé peut sembler être un processus complexe, mais cela devient beaucoup plus facile lorsque vous savez exactement à quoi vous attendre. Vous trouverez ci-dessous un aperçu clair, étape par étape, pour assurer une transition en douceur, tant pour vous que pour la communauté.
Étape 1 : Envoyez votre préavis officiel 📋
Étape 1 : Envoyez votre préavis officiel 📋
Vous devez envoyer votre préavis officiel via l'application Coloc Housing : Contrats → Envoyer votre préavis → Signer maintenant
Important : tant que cette étape n'est pas terminée et signée, votre demande de déménagement ne sera pas prise en compte.
📅 Choisissez votre date officielle de déménagement.
N'oubliez pas de la calculer en fonction du préavis de 2 mois, à compter du 1er jour du mois suivant.
Exemple : si vous soumettez votre préavis le 25 octobre, celui-ci prend effet le 1er novembre et votre date officielle de déménagement est le 1er janvier.
⚠️ Conseil : les mois d'août, septembre et janvier sont plus difficiles pour trouver des remplaçants. Tenez-en compte lorsque vous choisissez votre date de déménagement.
🚚 Choisissez votre date de déménagement préférée.
Si vous souhaitez partir avant la date officielle, c'est possible, à condition de trouver un remplaçant et que celui-ci ait terminé son intégration à cette date. Vous pouvez à tout moment modifier la date de déménagement souhaitée dans l'application en allant dans contrats -> calendrier du contrat -> date de disponibilité : modifier.
⚠️ Si aucun remplaçant n'est trouvé à temps, votre date de préavis officielle reste valable et vous resterez redevable du loyer et des charges jusqu'à 6 mois après cette date (nous ne demandons généralement qu'un mois de loyer supplémentaire).
💳 Indiquez vos coordonnées bancaires.
Cela nous permettra de vous rembourser votre caution à la fin du processus de déménagement.
🖋️ Lisez et signez le document de préavis.
Si tout semble correct, signez-le pour officialiser votre préavis. Une fois que vous avez remis votre préavis officiel de deux mois, la période de préavis prend effet.
Je souhaite prolonger mon préavis.
Je souhaite prolonger mon préavis.
Si vous souhaitez prolonger votre séjour au-delà de deux mois, la seule option est d'annuler votre préavis et d'en soumettre un nouveau avec une nouvelle date de départ (en gardant à l'esprit la règle du préavis de deux mois).
Menu -> Contrat->(petite fenêtre au-dessus du calendrier du contrat) -> Annuler le préavis
Une fois votre préavis annulé, vous recevrez un e-mail automatique confirmant l'annulation de votre préavis. Vous pouvez à tout moment le soumettre à nouveau, tout en respectant le délai de préavis de 2 mois. Le contrat de location par défaut est de 3 ou 9 ans, et à moins que vous n'ayez donné votre préavis, vous pouvez continuer à rester aussi longtemps que votre contrat le permet.
⚠️ Cependant, si un nouveau locataire a déjà emménagé dans votre chambre, vous ne pourrez pas annuler votre préavis. Dans ce cas, contactez directement Coloc Housing pour discuter d'autres options possibles.
Étape 2 : Trouver un remplaçant 👩🦰
Étape 2 : Trouver un remplaçant 👩🦰
Vous êtes responsable de rechercher activement un remplaçant. Nous appelons cela « effort suffisant ». Cela signifie :
Publier votre chambre en ligne (voir notre guide de publication en ligne)
Répondre aux candidats
Organiser une rencontre (en ligne) avec les candidats potentiels avant le vote.
👉 Petit rappel :
Coloc Housing n'est pas une agence immobilière spécialisée dans les logements étudiants. Bien que les étudiants ne soient pas strictement exclus, ils ne sont souvent pas les candidats les plus adaptés pour les raisons suivantes :
L'enregistrement à l'adresse est obligatoire, et de nombreux étudiants préfèrent rester enregistrés ailleurs.
Les séjours de courte durée (par exemple Erasmus) perturbent la stabilité de la maison et la vie communautaire.
Que faire si je ne trouve pas de remplaçant 🤔 ?
Que faire si je ne trouve pas de remplaçant 🤔 ?
En Belgique, le gouvernement exige que les contrats de colocation comprennent une clause relative à la responsabilité du locataire lors de son départ. C'est pourquoi vous trouverez cette clause (clause 4.2) dans votre contrat. Elle vise à garantir que les transitions se déroulent de manière équitable pour toutes les parties concernées.
📜 Que dit le contrat (clause 4.2) ?
« Si aucun nouveau locataire n'est proposé ou si aucun nouveau locataire n'est accepté par le propriétaire et les locataires restants pour des motifs légitimes et raisonnables, ou si la demande de nomination d'un nouveau locataire est rejetée par le tribunal, le propriétaire pourra réclamer au locataire sortant le paiement du loyer pendant six mois après qu'il ait perdu son statut de locataire. »
Interprétation :
Vous êtes libéré de vos obligations de loyer dès qu'un nouveau locataire signe le contrat de cession. Si vous ne trouvez pas de remplaçant, vous devez démontrer que vous avez fait suffisamment d'efforts à la fin de votre période de préavis. Coloc Housing déterminera si ces efforts sont suffisants. Bien que nous n'ayons jamais eu à facturer un locataire sortant au cours des six dernières années, il est toujours de votre responsabilité de faire des efforts.
Ce n'est que dans de rares cas, lorsqu'aucun remplaçant n'est trouvé, que nous appliquons notre clause de sauvegarde : un maximum d'un mois de loyer, à condition que vous ayez fait des efforts actifs pour aider.
Étape 3 : Approbation et intégration 👌
Étape 3 : Approbation et intégration 👌
Avant que votre remplacement ne devienne officiel, deux étapes sont nécessaires :
Vote : vos colocataires doivent voter pour approuver la nouvelle personne. (Seuls les locataires actifs peuvent voter - ceux qui ont déjà donné leur préavis ne peuvent pas voter).
Intégration : une fois approuvé, le nouveau locataire signe le contrat, paie et finalise son intégration.
🕒 À l'approche de la date limite : comment Coloc Housing vous aide
Les colocataires restent responsables de la recherche et des entretiens avec les remplaçants potentiels. Tout reste inchangé, sauf qu'une fois que nous sommes à moins de deux semaines de la date de préavis, Coloc peut accepter directement un candidat.
Comprendre le processus de vote 📋
Comprendre le processus de vote 📋
Chez Coloc Housing, nous pensons qu'il est important que les colocataires participent au choix des personnes avec lesquelles ils vont vivre et partager leurs expériences.
Comment fonctionne le processus de sélection ?
Un candidat postule pour une chambre.
Si les colocataires apprécient le ou les candidats, ils les invitent à une visite virtuelle ou en personne. Les colocataires doivent veiller à ce que le processus de sélection soit non discriminatoire.
Les colocataires actuels (à l'exception de ceux qui déménagent) sont invités par e-mail et par notification sur le tableau de bord à voter oui ou non. ⚠️ N'oubliez pas de voter, c'est important pour aider votre colocataire à déménager.
-> Entre la notification et les deux dernières semaines : une majorité absolue est requise (plus de la moitié doit voter oui pour que la candidature soit approuvée).
-> Au cours des deux dernières semaines : la majorité simple prévaut. Tous les 7 jours, les votes sont comptés en fonction de la majorité à ce moment-là.
Si sa candidature est acceptée, le candidat reçoit le contrat et doit le signer et verser la caution dans les 24 heures. Le candidat ne sera accepté que s'il peut fournir une preuve de solvabilité à Coloc. Une fois que nous avons reçu la preuve du versement de la caution, nous activons le contrat.
Privilèges de vote du Coloc Buddy 👩🦰
Privilèges de vote du Coloc Buddy 👩🦰
Le Coloc Buddy dispose de quelques options supplémentaires :
Approuver directement un candidat (contrat envoyé immédiatement ou mis en attente si nécessaire).
Réactiver un candidat précédemment annulé (les votes sont réinitialisés et le candidat est informé).
Suspendre les nouvelles candidatures pendant 5 jours maximum si un candidat est déjà sous contrat.
Étape 4 : Planifiez une inspection 🔎
Étape 4 : Planifiez une inspection 🔎
Deux à trois semaines avant votre date de déménagement, la société d'inspection vous enverra un e-mail pour planifier vos inspections. Assurez-vous que votre logement est propre et en bon état avant la visite. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Préparez votre chambre pour l'inspection 🧹
Préparez votre chambre pour l'inspection 🧹
Pour que l'inspection de fin de bail se déroule sans encombre, il est important de bien préparer votre chambre avant l'arrivée de l'inspecteur. Voici ce qu'il faut faire :
✔️ 1. Nettoyez votre chambre à fond
Assurez-vous que l'espace est propre et rangé. Cela comprend :
Dépoussiérer toutes les surfaces
Passer l'aspirateur et/ou la serpillière sur le sol
Essuyer les meubles, les rebords de fenêtre et les étagères
Enlever toutes les taches si possible, y compris sur les draps
✔️ 2. Retirez tous vos effets personnels
Votre chambre doit être complètement vide pour l'inspection (dans la mesure du possible).
Retirez les vêtements, les décorations, les boîtes de rangement et tout autre objet vous appartenant.
✔️ 3. Vérifiez s'il y a des dommages
Inspectez votre chambre à la recherche de tout ce qui pourrait nécessiter une réparation :
Marques sur les murs
Meubles cassés
Marques de brûlure ou d'eau
Fixations desserrées
Si vous pouvez réparer les petits problèmes avant l'inspection, cela peut vous aider à réduire les déductions sur votre caution.
Examen du rapport d'inspection 🧐
Examen du rapport d'inspection 🧐
Après l'inspection, vous recevrez un rapport d'inspection. Ce document compare l'état de votre logement à votre emménagement et son état actuel au moment de votre déménagement. Si l'inspecteur constate des dommages dépassant l'usure normale, les frais de réparation ou de remplacement seront déduits de votre caution. Voici quelques exemples courants :
Trous dans les murs
Meubles cassés ou manquants
Draps tachés ou endommagés
Clés ou objets manquants qui étaient fournis à l'origine
Si votre chambre n'est pas suffisamment propre, l'inspecteur peut vous facturer des « frais de nettoyage » de 100 €, qui vous seront remboursés une fois que vous aurez remédié aux problèmes qu'il a relevés.
Étape 5 : Désinscrivez-vous de votre lieu de résidence 🏠
Étape 5 : Désinscrivez-vous de votre lieu de résidence 🏠
Après votre départ, veillez à mettre à jour ou à annuler votre inscription auprès de votre commune locale.
✔️ Pourquoi est-ce important ?
Votre inscription à l'adresse est liée aux services communaux locaux (taxe municipale, services publics, élections locales, etc.).
Une radiation en bonne et due forme vous garantit que vous n'êtes plus inscrit à votre ancienne adresse, ce qui vous évite d'éventuelles complications juridiques ou fiscales.
L'e-mail/la lettre de confirmation vous sert de preuve du changement - conservez-le précieusement.
Déménagement en Belgique 🚗
Déménagement en Belgique 🚗
Si vous changez d'adresse mais restez en Belgique, vous devrez enregistrer votre nouvelle adresse auprès de votre commune. Voici la marche à suivre :
Déclarez votre nouvelle adresse à votre maison communale (gemeentehuis / maison communale). Cela peut généralement se faire de deux manières :
Option 1 – En ligne (recommandé)
Flandre : via www.burgerprofiel.be → « Wonen en omgeving » → « Adreswijziging doorgeven ».
Bruxelles : via le Burgerportaal / eGuichet de votre commune (chaque commune dispose de son propre portail).
Wallonie : via www.myebox.be ou l'e-guichet de votre commune.
Option 2 – En personne
Rendez-vous au service de la population (dienst bevolking / service population) de votre commune.
Apportez votre carte d'identité et votre contrat de location (ou votre contrat de cession, le cas échéant).
Vous recevrez ensuite un e-mail ou une lettre de confirmation (certaines communes exigent également un contrôle de police). Votre carte d'identité électronique sera alors mise à jour en ligne ou en personne.
Quitter la Belgique 🛫
Quitter la Belgique 🛫
Si vous déménagez à l'étranger et devez vous désinscrire de la Belgique, suivez ces étapes :
En ligne
Faites votre demande via le site web de votre commune
Gand Déclarer son départ de Belgique | Ville de Gand
Louvain Déménagement à l'étranger : radiation (pour les non-Belges) | Ville de Louvain
Malines Départ à l'étranger en tant que non-Belge | Malines
Bruges Non-Belges | Ville de Bruges
Liège Radiation pour l'étranger — Liège
Bruxelles Départ pour l'étranger (radiation) | Ville de Bruxelles
En personne
Prenez rendez-vous en personne au bureau d'état civil de votre commune et demandez une « radiation vers l'étranger / radiation du registre de la population ».
Apportez votre pièce d'identité et les documents nécessaires.
Une fois votre demande traitée, vous recevrez un e-mail ou une lettre confirmant votre radiation à l'étranger.
Étape 6 : Remboursement de la caution 💰
Étape 6 : Remboursement de la caution 💰
Le remboursement de votre caution est traité dans les trois semaines suivant votre date de déménagement. En cas de retard, veuillez contacter le service financier via le bouton Assistance → « Loyers et caution ».
🔄 Comment fonctionne le processus de remboursement ?
🔄 Comment fonctionne le processus de remboursement ?
Votre inspection de sortie est signée. Après votre inspection, le rapport est rempli et signé. Ce document confirme l'état de votre chambre au moment de votre départ.
Les déductions sont calculées (le cas échéant).
Si le rapport d'inspection mentionne des réparations, des frais de nettoyage ou des loyers impayés, ces montants seront déduits de votre caution. Si tout est en bon état et entièrement payé, aucune déduction ne sera effectuée.
⚠️ Pourquoi ce processus peut prendre un certain temps : Le nouveau colocataire dispose d'un délai de deux semaines après son emménagement pour faire part de ses remarques concernant la chambre. Si des problèmes sont soulevés, tels que des réparations ou des besoins de nettoyage, nous devons d'abord les traiter, obtenir et payer les factures, et ce n'est qu'ensuite que les frais correspondants peuvent être facturés au locataire sortant. De plus, le remboursement n'est effectué qu'une fois que le locataire sortant et le nouveau colocataire ont tous deux payé leur loyer.
Votre caution est traitée et transférée
Une fois que tout a été vérifié et approuvé, votre caution - soit le montant total, soit le solde restant après déductions - est traitée par Coloc Housing et envoyée sur le compte bancaire que vous avez indiqué lors de votre préavis.
En suivant ces étapes, vous rendrez votre départ aussi simple et transparent que possible pour toutes les personnes concernées. Rester organisé et communiquer clairement garantit une transition positive - et aide la personne suivante à s’installer aussi facilement que vous. Si vous avez des questions en cours de route, nous sommes toujours là pour vous aider !